Weihnachtsfeier organisieren

Die Weihnachtsfeier ist meist die wichtigste Betriebsveranstaltung im Jahr. Viele Unternehmen feiern nur einmal im Jahr gemeinsam mit ihren Mitarbeitern, und in den meisten Fällen findet das Fest eben vor den Feiertagen statt. Je nach Größe des Unternehmens kann es durchaus eine größere organisatorische Aufgabe werden, weshalb wir für Sie ein paar Tipps zusammengestellt haben, wie Sie Ihre Weihnachtsfeier am besten organisieren können. Unsere Ratschläge sind übrigens auch bestens in Vereinen oder anderen Organisationen, die Weihnachtsfeiern planen, anwendbar.

Inhalt:

• Ihre Gästeliste 
• Das perfekte Datum 
• Das geplante Budget
• Die beste Location 
• Die Einladung
• Ihr Organisationsteam 
• Das Menü, das zu allen passt
• Rahmenprogramm
• Transport/Übernachtung
• Checkliste für die Organisation Ihrer Weihnachtsfeier

Ihre Gästeliste 

Bevor Sie in die Vollen bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier gehen, sollten Sie festlegen, wer überhaupt eingeladen werden soll – das ist schon im Vorfeld wichtig, um feststellen zu können, wie viele Personen theoretisch kommen. Das ist wichtig bei der Wahl der Location. In größeren Unternehmen und Organisationen werden die Weihnachtsfeiern oft gesplittet, so dass nur die Mitarbeiter einer oder mehrerer Abteilungen oder Teams feiern. Das sollte auch direkt am Anfang entschieden werden.
Der Klassiker bei der Gästeliste sind natürlich alle Mitarbeiter, ob der ganzen Firma oder eben einer bestimmten Abteilung. Sie können aber auch die Partner oder sogar die Kinder mit einladen – es ist alles eine Frage des Budgets. In manchen Firmen werden auch Geschäftspartner oder Kunden zur Weihnachtsfeier eingeladen. Doch damit ändert sich unter Umständen auch die Atmosphäre bei der Feier, die dann vielleicht nicht mehr ungezwungen ist.

Das perfekte Datum 

In der hektischen Vorweihnachtszeit ist wahrscheinlich kein Datum wirklich perfekt. Doch es gibt ein paar Tipps, die Ihnen beim Finden des Termins behilflich sein können.

Zeitraum: Eine Weihnachtsfeier wird ganz traditionell während der vier Wochen Adventszeit ausgerichtet. Wenn Sie aber eine Weihnachtsfeier in einer Branche organisieren, die vor Weihnachten alle Hände voll zu tun hat, dann denken Sie über Alternativen nach: Planen Sie die Weihnachtsfeier z.B. schon Mitte/Ende November. Oder machen Sie aus der Weihnachtsfeier eine Neujahrsfeier – das ist sicher viel entspannter. Viele Unternehmen richten ihre Weihnachtsfeier am letzten Tag/Abend vor den Weihnachtsferien aus – vielleicht ist das auch etwas für Sie?

Wochentag: Auch wenn eine Weihnachtsfeier meist lange geht und der nächste Tag vielleicht nicht ganz so angenehm ist, sollten Sie das Fest nicht auf ein Wochenende, also außerhalb der Arbeitszeit legen. In manchen Unternehmen wird freitags gefeiert – ist noch Arbeitstag, aber mit Aussicht aufs Wochenende, optimal für Feiern, die aus Erfahrung lange und ausgelassen werden. Andere legen die Weihnachtsfeier auf den Donnerstag, da an dem Tag die Arbeitswoche so gut wie vorbei ist. 

Das geplante Budget

Wie viel Sie für die Weihnachtsfeier ausgeben, ist natürlich völlig Ihnen und den finanziellen Möglichkeiten Ihrer Firma überlassen. Bedenken Sie dabei alle Bestandteile und rechnen Sie am besten pro Kopf. Das ist auch steuerlich relevant – Sie können pro Jahr zwei Veranstaltungen ausrichten, bei denen Sie bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter ausgeben können, ohne Sozialabgaben und Steuern für den Mitarbeiter.

Zu den Kosten können gehören:

• Location-Miete bzw. Kosten für Essen und Getränke in einer Fremd-Location
• Catering und ggf. zusätzliches Personal für den Service bei einer Feier in Ihrer Firma
• Dekoration
• Rahmenprogramm (Band, Künstler etc.)
• Weihnachtsgeschenke

Die beste Location 

Wo Sie Ihre Weihnachtsfeier organisieren, hängt als erstes von der Anzahl der Personen ab: Passen alle in Räumlichkeiten in Ihrer Firma? Gibt es in Ihrer Nähe eine Location, in denen alle Gäste unterkommen? Dann ist es natürlich auch eine Frage des Geldes – hier vielleicht Saalmiete bzw. Kosten für Essen und Getränke, dort Catering. Lassen Sie sich auf jeden Fall Angebote machen für beide Möglichkeiten. Wider Erwarten ist es manchmal dank Pauschalpreisen günstiger, in einem Restaurant zu feiern. Und dann geht es natürlich auch um den Aufwand: In der Firma müssen Sie sich um die Vorbereitung, Dekoration, den Aufbau und das Aufräumen danach kümmern, in einer Gaststätte ist dies meist einfacher (es sei denn, Sie mieten nur einen Saal). Sie wollen etwas mehr als nur Essen gehen? Dann lesen Sie sich unsere Ideen für Weihnachtsfeiern durch!

Die Einladung

In der heutigen Zeit, in der alles digital kommuniziert wird, empfehlen wir gedruckte Einladungen zur Weihnachtsfeier: Sie strahlen Wertigkeit aus und sind wirklich etwas Besonderes, egal ob sie relativ einfach oder sehr kreativ gestaltet werden. Denken Sie daran, die Einladungen rechtzeitig, am besten ein paar Wochen vor der Weihnachtsfeier, rauszuschicken oder zu verteilen. Oft empfiehlt sich auch ein Save-the-Date, sogar schon zu Jahresbeginn, wenn die festen großen Termine in Ihrem Betrieb festgelegt werden. So hat jeder das Datum schon im Kalender stehen – alle weiteren Infos können ja dann viel später folgen.

Ihr Organisationsteam 

Es hat sich bewährt, zur Organisation von Weihnachtsfeiern ein festes Team mit klar umrissenen Aufgaben aufzustellen. Das können Sie sein mit zwei, drei Mitarbeitern. Oder Vertreter der Führungsriege – in manchen Unternehmen werden die Weihnachtsfeiern nämlich als Überraschungsfeste geplant und die Mitarbeiter erfahren erst kurz vor knapp, wo es hingeht und was geplant ist.
Eine Alternative ist es, vor allem in kreativen Unternehmen, die Aufgaben auf ein Mitarbeiterteam zu übertragen. Besonderer Tipp: Losen Sie jedes Jahr bei der Weihnachtsfeier das Team fürs nächste Jahr aus. Das setzt ganz neue Möglichkeiten frei und führt auch mal Mitarbeiter zusammen, die sonst nicht viel miteinander zu tun haben.
Die Planung im Unternehmen hat aber natürlich den Nachteil, dass sie Arbeitszeit bindet. Wenn Sie dies vermeiden möchten, dann können Sie eine Eventagentur buchen, die sich nach Ihren Wünschen um alles kümmert. Auch hier ist es eine Frage des Budgets.

Das Menü, das zu allen passt

Glutenfrei, vegan, ohne Laktose: Bevor Sie mit dem Restaurant oder dem Catering-Unternehmen das Menü bzw. das Buffet besprechen, sollten Sie bei Ihren Mitarbeitern ihre kulinarischen Vorlieben und Unverträglichkeiten abfragen. So stellen Sie sicher, dass jeder mit Genuss satt werden kann.

Rahmenprogramm

Ob Alleinunterhalter, ein Comedian oder ein DJ nach dem Essen: Ein spannendes Rahmenprogramm, das zu Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern passt, rundet Ihre Weihnachtsfeier ab. Holen Sie sich auch hier Angebote ein! Außerdem sollten Sie überlegen, ob Sie eine Rede halten möchten. Auch diese muss dann vorbereitet werden und in die Abendplanung eingehen.

Transport/Übernachtung

Wenn Sie Ihre Weihnachtsfeier nicht an Ihrem Standort ausrichten, dann erwägen Sie eine Transportmöglichkeit für Ihre Mitarbeiter vom Firmensitz zur Location und wieder zurück. Zur Weihnachtsfeier möchten viele erfahrungsgemäß etwas trinken und aufs Auto verzichten. Ein Bus, der den Transport sicherstellt, ist eine gute Lösung. Je nach Location, Budget und Art der Weihnachtsfeier kommt auch eine Übernachtung vor Ort in Frage, zum Beispiel auf einer Hütte in den Bergen.

Checkliste für die Organisation Ihrer Weihnachtsfeier:

• Gästeliste erstellen
• Budget (mit Puffer) festlegen
• Entscheidung, ob interne oder externe Organisation
• Briefing des Organisationsteams (Budget, Vorstellungen, Wunschlocation, Rahmenprogramm etc.)
• Terminfestlegung
• Save-the-Date verschicken mit Bitte um semi-verbindliche Zusagen
• Rahmenprogramm festlegen
• Location-Scouting. Kriterien u.a.: Technik, Personal, Bestuhlung, Parkmöglichkeiten, Preis, Platz für Rahmenprogramm
• Ggf. Transport-Organisation
• Ggf. Organisation von Übernachtungsmöglichkeiten
• Unverträglichkeiten und Vorlieben in Bezug aufs Essen abfragen
• Catering-Angebote einholen oder Menü mit der Location besprechen
• Getränke festlegen
• Einladungen austeilen/verschicken
• Teilnehmerliste anlegen und endgültige Personenanzahl an Location/Caterer senden

Autorin: Myriam Engert, Weihnachtsexpertin und Firmenkunden-Beraterin Lebkuchen-Schmidt
Veröffentlicht am 29. August 2021